דרוש מנהל/ת משרד

לתכלית – המכון למדיניות ישראלית דרוש/ה מנהלת משרד ותהליכי גיוס וקליטה לתפקיד מרכזי בחטיבת התפעול של המכון.
התפקיד משלב אחריות משמעותית על ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף, ניהול יומנים, תיאומים מורכבים והפקת אירועים, לצד ניהול המשרד והובלת תחומי הגיוס, קליטת עובדים, רווחה, תרבות ארגונית וליווי חוויית העובד/ת במכון.

תחומי אחריות מרכזיים

אדמיניסטרציה, ניהול יומנים ותיאומים
– ניהול יומנים ותיאום פגישות מרובות משתתפים, כולל גורמים פנימיים וחיצוניים
– תיאום פגישות עבודה, ראיונות, כנסים ואירועים פנימיים
– הכנת חדרים, זימונים, חומרים ולוגיסטיקה נדרשת לפגישות
– תמיכה אדמיניסטרטיבית בהנהלה ובצוותים המקצועיים לפי צורכי המכון

ניהול משרד ותפעול שוטף
– אחריות על התפעול היומיומי של המשרד
– ניהול ספקים, הזמנות, ציוד משרדי, תחזוקה ותיאומים שוטפים
– טיפול בחשבוניות והצעות מחיר מול גורמי הכספים
– תמיכה לוגיסטית בצוותי החטיבות
– אחריות על סביבת עבודה מסודרת, נעימה ומתפקדת

הפקת אירועים וליווי תפעולי של פעילות מקצועית
– אחריות על הפקת אירועים ארגוניים פנימיים, ימי צוות, מפגשי עובדים, הרמות כוסית ואירועי רווחה
– ליווי תפעולי של אירועים חטיבתיים ומקצועיים, לרבות שולחנות עגולים, מפגשי מומחים, ישיבות עבודה וכנסים
– תיאום לוגיסטיקה מלאה לאירועים: מיקום, משתתפים, זימונים, כיבוד, ציוד, חדרים, חומרים וספקים
– עבודה שוטפת מול מנהלי חטיבות וצוותים מקצועיים לצורך היערכות, ביצוע וסגירת קצוות לאחר האירוח
– שמירה על סטנדרט אירוח גבוה, סדר, דיוק ותשומת לב לפרטים

גיוס עובדים וניהול תהליכי מיון
– פרסום משרות בערוצים רלוונטיים
– סינון קורות חיים
– תיאום ראיונות מול מועמדים ומנהלים
– קשר שוטף עם מועמדים לאורך התהליך
– ליווי מנהלים בתהליך הגיוס
– תיאום מטלות בית ובדיקת ממליצים במידת הצורך
– הכנת מיילים למועמדים: הזמנות לראיונות, תשובות שליליות והצעות עבודה
– ניהול מאגר מועמדים – שמירה על סדר, מעקב ותיעוד של סטטוס מועמדים ותהליכי גיוס

קליטת עובדים חדשים
– ליווי תהליך קליטה של עובדים חדשים
– תיאום פתיחת משתמשים, הרשאות, ציוד ומחשב
– הכנת יום קליטה ותיאום פגישות היכרות
– מעקב אחר השתלבות העובד/ת בתקופה הראשונה
– עבודה מול חשבת שכר בכל הנוגע לקליטה בסיסית

סיום העסקה ו־Offboarding
– ליווי ההיבטים התפעוליים של סיום העסקה, לרבות תיאום החזרת ציוד וסגירת הרשאות
– תיאום חפיפה והעברת ידע מול המנהל/ת הישיר/ה, לפי הצורך
– שמירה על תהליך מסודר, מכבד ודיסקרטי מול העובד/ת המסיים/ת

רווחה ותרבות ארגונית
– אחריות על תחומי רווחה, ימי תכלית, חגים, מתנות וציוני דרך אישיים
– חיזוק חוויית העובד/ת ושגרת העבודה במשרד
– תפעול יוזמות פנים-ארגוניות לחיזוק תחושת השייכות
– ניסוח והפצה של הודעות פנים־ארגוניות
– סיוע בהטמעת נהלים שוטפים בתחומי משרד, חופשות, ציוד ורווחה
– תמיכה אדמיניסטרטיבית בתהליכי משוב, שיחות עובדים ועדכונים ארגוניים

תמיכה בהנהלה ובסמנכ״לית התפעול
– עבודה צמודה עם הנהלת הארגון וסמנכ"לית תפעול
– סיוע במשימות רוחביות בהתאם לצורכי הארגון
– ניהול משימות מרובות במקביל תוך שמירה על סדר, דיסקרטיות ויחסי אנוש מצוינים
– קביעת פגישות וניהול יומני הנהלה.

דרישות התפקיד
ניסיון של לפחות שנה בניהול משרד – חובה
ניסיון בניהול יומנים, תיאומים מרובי משתתפים ואדמיניסטרציה שוטפת – חובה
ניסיון בהפקת אירועים, תיאום לוגיסטי ועבודה מול ספקים – יתרון משמעותי
ניסיון בגיוס עובדים, סינון קורות חיים ותיאום תהליכי מיון – יתרון משמעותי
יכולת ארגון גבוהה, סדר, ירידה לפרטים וניהול משימות מקבילות
יחסי אנוש מעולים, שירותיות, רגישות ודיסקרטיות
יכולת ניסוח טובה בעברית בכתב ובעל פה
שליטה מלאה ביישומי Office ו־Google Workspace.
עצמאות, אחריות אישית ויכולת להניע תהליכים

היקף ומיקום
משרה מלאה
עבודה ממשרדי המכון בתל אביב
התחלה מיידית
כפיפות: סמנכ״לית תפעול

קורות חיים יש לשלוח ל: info@tachlith.org.il

אנא כתבו בכותרת המייל את שם המשרה והשם המלא של המועמד.ת